Матеріали теми 2

Тема. Класифікація офісної техніки. Засоби створення, зберігання, обробки, копіювання і транспортування документів. Програмні засоби обробки документів та інформації

Мета: Допомогти учням засвоїти поняття «офісна техніка», «обробка інформації», «програмні засоби обробки інформації». Узагальнити та систематизувати знання про програмні засоби обробки інформації. Ознайомити з принципами та функціями системи електронної документації. Забезпечити якість вивчення нового матеріалу. Формувати вміння виділяти головне, актуалізувати, конспектувати, порівнювати, зіставляти. Забезпечити диференційований підхід. Встановити зв'язки між засвоєними та новими знаннями. Формувати групи компетентностей: соціально-трудову, інформаційну, загальнокультурну, соціально-трудову, уміння вчитися.

Тип уроку: засвоєння нових знань;

Обладнання та наочність: комп’ютери, підручники, презентація, проєктор.

Програмне забезпечення: браузер.

Хід уроку

І. Організаційний етап

·              Привітання з класом

-                Доброго дня, діти.

·              Повідомлення теми і мети уроку

-                Сьогодні на уроці ми з вами ознайомимося з класифікацією офісної техніки. Розглянемо засоби створення, зберігання, обробки, копіювання і транспортування документів. Ознайомимося з програмними засобами обробки документів та інформації.

-                ІІ. Мотивація навчальної діяльності

-                Не забувайте про правила поведінки на уроці. (Слайд2).

ІІІ. Актуалізація опорних знань

-                Перевірка знань (Слайд 3)

IV. Вивчення нового матеріалу

Слайд 4. Технічне забезпечення інформаційної діяльності - це технічні засоби, що застосовують для механізації й автоматизації управлінських і технічних робіт, зокрема, опрацювання даних і повідомлень.

До складу засобів організаційної та офісної техніки для установи можуть входити: персональний комп'ютер, різні пристрої, що до нього під'єднуються (принтер, сканер, колонки, засоби мультимедіа, засоби віртуальної реальності, модем тощо), телефонний і радіотелефонний апарати, міні-АТС, переговорні пристрої, копіювальні апарати, проєкційні апарати тощо.

Слайд 5. Технічні засоби інформаційної діяльності можна класифікувати так:

-                засоби складання та виготовлення документів;

-                засоби копіювання та розмноження документів;

-                засоби зберігання та транспортування документів;

-                засоби адміністративно-управлінського зв'язку;

-                автомати, друкуючі пристрої, диктофони;

-                засоби репрографії, засоби оперативної поліграфії;

-                адресувальні, маркувальні, палітурні машини, ламінатори.

Слайд 6.

Зв'язок в інформаційній діяльності. Телефонний зв'язок.

Системи передавання даних класифікують за призначенням, способами з'єднання, способами передавання, видом каналу зв'язку тощо.

Системи передавання недокументованих даних:

-                телефонний зв'язок;

-                радіопошуковий зв'язок;

-                радіотелеграфний зв'язок;

-                відеотелефонний зв'язок.

Слайд 7. Засоби транспортування документів

Транспортування документів між службовими приміщеннями фірми, банку, бібліотеки або іншої організації може здійснюватися за допомогою візків, конвеєрів, ліфтів. Візки - універсальний, але не завжди зручний засіб транспортування. В умовах регулярного переміщення великих обсягів документації, книг, журналів тощо використовуються автоматизовані транспортні засоби: конвеєри, ліфти, пневмопошта. Найчастіше використовуються тросові та стрічкові конвеєри.

Ліфтові транспортери застосовуються для вертикального переміщення документів. За принципом дії вони можуть бути дискретні і безперервні. Якщо ліфти мають безперервне переміщення, тоді на їх платформах використовуються програмовані пристрої автоматичного вивантаження і захоплення вантажу.

Пневматична пошта забезпечує переміщення документів з пневмотрубопроводу з великою швидкістю і на великі відстані.

Слайд 8. Обробка інформації - вся сукупність операцій (збирання, введення, записування, перетворення, зчитування, зберігання, знищення, реєстрація), що здійснюються за допомогою технічних і програмних засобів, включаючи обмін каналами передачі даних.

Слайд 9. Незважаючи на широкі можливості використання комп'ютерів для обробки найрізноманітнішої інформації, найпопулярнішими, як і раніше, залишаються програми, призначені для роботи з текстом. При підготовці текстових документів на комп'ютері використовуються три основні групи операцій:

• Операції введення. Дозволяють перенести вихідний текст з його зовнішньої форми в електронний вигляд, тобто у файл, що зберігається на комп'ютері. Введення може здійснюватися не тільки набором за допомогою клавіатури, але і шляхом сканування паперового оригіналу і подальшого перекладу документа з графічного формату в текстовий (розпізнавання).
• Операції редагування (правки) дозволяють змінити вже існуючий електронний документ шляхом додавання або видалення його фрагментів, перестановки частин документа, злиття декількох файлів, розбиття єдиного документа на декілька більш дрібних і т.д.

Введення і редагування при роботі над текстом часто виконуються паралельно. При введенні і редагуванні формується зміст текстового документа.

• Оформлення документа задають операціями форматування. Команди форматування дозволяють точно визначити, як буде виглядати текст на екрані монітора або на папері після друку на принтері.

Слайд 10. Текстовий редактор - програма, призначена для введення, редагування і збереження у файлах неформатованого тексту, тобто тексту, всі символи якого мають однакові параметри відображення.

Програми цієї категорії часто використовують для введення текстів програм і створення файлів, які містять конфігураційні параметри операційної системи.

Текстові редактори включено до набору стандартних застосунків операційних систем - зокрема, до складу всіх версій Windows входить программа «Блокнот» (Notepad). Файли, створені за допомогою текстових редакторів, мають розширення імені txt.

Слайд 11. Програми, що дають змогу створювати, обробляти та зберігати форматований текст, називають текстовими процесорами.

Текстовий процесор - програма, що забезпечує створення, редагування і збереження форматованого тексту у файлах. Такі файли можуть містити зображення, діаграми, таблиці, формули, звукові вставки, відеокліпи та інші об'єкти.

Текстові процесори використовують у діловодстві - для створення бланків, договорів тощо, для підготовки різноманітних матеріалів (і навіть книжок). Особливої зручності додає те, що більшість текстових процесорів працює за принципом WYSIWYG (What Your See Is What Your Get - що бачиш, те й маєш), тобто екранний зразок сторінки відповідає її реальному друкованому вигляду.

Слайд 12. Усе різноманіття сучасних текстових редакторів умовно можна поділити на три основні групи.

До першої відносяться найпростіші текстові редактори, що володіють мінімумом можливостей і здатні працювати з документами в звичайному текстовому форматі. TXT, який, як відомо, при всій своїй простоті і загальній підтримці абсолютно не дозволяє більш-менш пристойно форматувати текст. До цієї групи редакторів можна віднести ті, що входять у комплект поставки ОС сімейства Windows, редактори WordPad і зовсім малофункціональний Блокнот, і безліч аналогічних продуктів інших виробників (Atlantis, EditPad, Aditor Pro, Gedit і т.д.).

До другої відносять проміжний клас текстових редакторів. Включає в себе досить широкі можливості по частині оформлення документів. Вони працюють з усіма стандартними текстовими файлами (TXT, RTF, DOC). До таких програм можна віднести Microsoft Works.

До третьої групи відносяться потужні текстові процесори, такі, як Microsoft Word або StarOffice Writer. Вони виконують практично всі операції з текстом. Більшість користувачів використовує саме ці редактори в повсякденній роботі.

Слайд 13. Основними функціями текстових редакторів і процесорів є:

1.     введення і редагування символів тексту;

2.     можливість використання різних шрифтів символів;

3.    копіювання і перенесення частини тексту з одного місця на інше або з одного документа в інший;

4.     контекстний пошук і заміна частин тексту;

5.     завдання довільних параметрів абзаців і шрифтів;

6.     автоматичне перенесення слів на новий рядок;

7.     автоматичну нумерацію сторінок;

8.     обробка та нумерація виносок;

9.     створення таблиць і побудова діаграм;

10.   перевірка правопису слів і підбір синонімів;

11.   побудова змісту і предметних покажчиків;

12.   роздруківка підготовленого тексту на принтері тощо.

Підготовка та редагування текстів - це одне з найбільш частих застосувань персональних комп'ютерів. Простота і зручність редагування текстів на ЕОМ призвели до того, що для подібних робіт практично перестали використовуватися друкарські машинки.

Редактори текстів на ЕОМ - це спеціальні програми, що дозволяють вводити, шукати, редагувати і зберігати різні тексти на ЕОМ аж до наукових звітів і літературних творів, а також особистих або службових архівів.

Редактори текстів на ЕОМ - це найбільш зручний засіб для підготовки різного роду документів і створення архівів документів на ЕОМ. Ведення такого роду архівів складає основу роботи великої кількості людей - бізнесменів, юристів, письменників, учених, журналістів, інженерів, секретарів, референтів та багатьох інших фахівців.

Документом вважається інформація, зафіксована на матеріальному носії, що має реквізити, які дозволяють його ідентифікувати. До числа реквізитів документа відноситься – прізвище автора (виконавця) та дата його створення (підписання), а також вхідні або вихідні реєстрації, при розміщенні його в архівах.

На персональних комп'ютерах IBM PC найбільшого поширення набули редактори текстів Word і Лексикон. Word - це кращий редактор текстів для операційної системи Windows. Лексикон був одним із кращих вітчизняних редакторів текстів для комп'ютерів з операційною системою DOS.

Слайд 14. MS Word - заслужено є найпопулярнішим текстовим редактором у світі. Ця програма знаходить своє застосування в багатьох сферах і буде однаково хорощою для домашнього, професійного й освітнього користування. Word - це лише одна з програм, що входять до складу пакету Microsoft Office, який, як відомо, розповсюджується за передплатою зі щорічною або щомісячною оплатою.

Власне, саме вартість підписки на Word і змушує багатьох користувачів шукати аналоги цього текстового редактора. А таких на сьогоднішній день існує чимало, і деякі з них не поступаються за своїми можливостями повнофункціональному редактору від Microsoft. Нижче ми розглянемо найдостойніші альтернативи Word.

OpenOffice

Це кросплатформений (працює під різними операційними системами Windows, Linux тощо) офісний пакет, один з найпопулярніших у безкоштовному сегменті. До складу продукту, входять приблизно ті ж програми, що і в пакет Microsoft Office, навіть трохи більше. Це текстовий редактор, табличний процесор, інструмент для створення презентацій, система управління базами даних, редактор графіки, редактор математичних формул.

Функціональності OpenOffice більш, ніж достатньо для комфортної роботи. Що ж стосується безпосередньо текстового процесора, що називається Writer, він дозволяє створювати й редагувати документи, змінювати їх оформлення і форматування. Як і в Word, тут підтримується вставка графічних файлів та інших об'єктів, є створення таблиць, графіків і багато іншого. Все це, як і годиться, упаковано в простий і зрозумілий, зручно реалізований інтерфейс. Важливо відзначити і той факт, що програма сумісна з вордівськими документами.

Слайд 15.

LibreOffice

Ще один безкоштовний і кросплатформений офісний редактор з широкими можливостями для роботи. Як і OpenOffice Writer, цей офісний пакет добре сумісний із форматами Microsoft Word. Аналоги всіх компонентів, що входять до складу пакету Microsoft Office, тут теж присутні. Нас же цікавить лише один з них.

LibreOffice Writer - це і є текстовий процесор, який, як і годиться подібній програмі, підтримує всі функції та можливості, необхідні для комфортної роботи з текстом. Тут можна вказати стилі тексту, виконати його форматування. Є можливість додавання зображень у документ, є створення та вставка таблиць, колонок. Присутня автоматична перевірка орфографії та багато іншого.

Слайд 16.

WPS Office (раніше Kingsoft Office Suite) — безкоштовна версія офісного пакету, що пропонує користувачеві широкі можливості для створення, перегляду і редагування документів. WPS Office складається з текстового процесора (Writer), програми створення презентацій (Presentation) та інструменту для створення електронних таблиць (Spreadsheet).

WPS Office повністю сумісний з форматами файлів .doc, .docx, .rtf, .txt, .ppt, .pps, .pot, .xls, .xlt, .dbf, .txt, .csv, .xlsx. Також у пакеті є підтримка OLE-об’єктів і PDF-файлів, вміє працювати із вбудованими графічними та мультимедійними (Flash) об’єктами, звуком тощо.

Слайд 17. Щоб писати та редагувати тексти, не обов’язково користуватись Microsoft Word чи Google Docs. Для цього є прості онлайн-редактори з мінімальним набором функцій.

Paperr

Цей текстовий редактор схожий на попередній – він має такий же мінімалістичний інтерфейс. Проте функцій тут більше. У Paperr вам доступно одразу три замітки, між якими ви можете переходити в процесі роботи. Він вміє рахувати кількість абзаців, слів та символів, працювати в повноекранному режимі та шукати текст у статтях Вікіпедії (щоправда, тільки англійської). Зберігати замітки онлайн тут не можна, зате є функція відправлення тексту на електронну пошту та збереження на пристрої, з якого ви працюєте, у форматі PDF. Є і простий друк сторінки на принтері, проте робити це вміє кожен браузер. Текст у редакторі можна трошки відформатувати – виділити його напівжирним, курсивом чи підкресленням, змінити розмір шрифту та вставити посилання. Для того, щоб почати роботу з текстом, треба пройти невеличку реєстрацію без підтвердження на електронну пошту.

Draftin

Якщо вам подобаються мінімалістичні редактори, але також потрібна і функціональність, то Draftin буде гарним вибором. Після того як ви вкажете пошту та придумаєте пароль, вам буде доступна можливість колективного створення та редагування текстів. Усередині є гарна система коментарів та заміток, тож обговорення ви зможете вести безпосередньо всередині. Також важливою функцією Draftin є автозбереження (з можливістю експортування документа в Dropbox, Google Drive та подібні сервіси), а також контроль версій. Завдяки цьому ви, наприклад, зможете без проблем повернути попередній збережений варіант роботи. Виділяти написаний текст можна жирним та курсивом. До того ж є цікава функція – «Режим Гемінгвея». Працюючи в ньому, ви зможете лише писати текст, а от редагувати — ні.

Слайд 18.

Hemingway

Коли ми вже згадали Гемінгвея, то розповімо і про редактор, названий на честь великого письменника. Його головна фішка – показ складності написаного для читання. Якщо речення довге, воно підсвітиться жовтим кольором. Якщо дуже довге – стане червоним. Для англійської мови є пошук схожих слів, які можна замінити синонімами, підрахунок кількості прислівників і пошук слів у пасивному стані. Також доступне легке форматування тексту, а ось функції його збереження нема.

Yarny

Продовжуючи тему письменників, порекомендуємо вам і редактор для тих, хто пише власні твори. Його ідея – розбиття тексту на частини. Ними можуть бути речення, абзаци і навіть цілі розділи. Такі уривки зберігаються у лівій частині. Їх для зручнішого сприйняття можна розфарбувати різними кольорами, а також групувати та перемішувати. Цю частину можна використовувати для сюжетних ліній. А допоміжний текст – описи героїв, ситуацій, пейзажів тощо можна складати в правій частині. Для кожного блоку можна додавати теги, щоб потім його зручніше шукати. Коли ви починаєте писати, зникають елементи інтерфейсу (щоб ніщо не відволікало від творчості). Написане автоматично зберігається на сервісі, але, щоб потім мати доступ до цього, потрібно зареєструватися і працювати під своїм акаунтом. Із недоліків – відсутність редагування тексту як такого.

Слайд 19. Microsoft Word Online

Даний веб-сервіс є дещо урізаною версією загальновідомого редактора від Microsoft. І все ж, необхідний інструментарій і набір функцій для комфортної роботи з текстовими документами тут присутній. Верхня стрічка виглядає практично так само, як і в настільній програмі, вона розбита на такі ж вкладки, в кожній з яких представлені інструменти, поділені на групи. Для більш швидкої, зручної роботи з документацією різного типу присутній великий набір готових шаблонів. Підтримується вставка графічних файлів, таблиць, діаграм, які також можна створити в онлайні, за допомогою веб-версій Excel, PowerPoint та інших компонентів Microsoft Office.

Слайд 20.  Сучасні текстові процесори, зокрема, LibreOffice Writer і Microsoft Word, дають змогу відкривати й зберігати документи в кількох форматах. У діалоговому вікні «Збереження документа» є розкривний список «Тип файла», де можна вибрати відповідний формат (рис. 4.1).

Існують універсальні формати текстових файлів, які можуть бути прочитані більшістю текстових редакторів, і оригінальні формати, які використовуються окремими текстовими редакторами.

Шаблон імені файла прийнято позначати так: *.*, де першою зірочкою позначається ім’я файла, присвоєне користувачем, друга зірочка вказує на тип файла.

Найпоширеніші формати файлів текстових документів.

Документ Word (*.doc) — основний формат текстового процесора Word (до версії 2003 включно). У цьому форматі документи зберігаються за замовчуванням.

Word (*.docx) — основний формат текстового процесора Word (починаючи з версії 2007). У цьому форматі документи зберігаються за замовчуванням.

Шаблон документа (*.dot) — формат шаблону, на якому можуть базуватись інші документи.

Текст у форматі RTF (*.rtf) - формат RTF (Rich Text Format -розширений текстовий формат), універсальний формат, який зберігає все форматування, перетворює коди керування на команди, які можуть бути прочитані та інтерпретовані в багатьох застосунках, водночас обсяг файла суттєво зростає.

Звичайний текст - найбільш універсальний формат, що зберігає текст без форматування; у текст вставляються тільки символи кінця абзацу. Цей формат використовзчоть для збереження документів, які можуть бути прочитані в застосунках, що працюють у різних операційних системах.

Веб-сторінка (*.htm; *.html) (англ. Hyper Text Markup Language -гіпертекстова мова розмітки) — формат Веб-сторінки; його використовують у разі розміщення документа в Інтернеті.

Формат PDF (*.pdf) (англ. Portable Document Format) -електронний формат файла, створений на основі формату Post Script (формату, призначеного для виведення документів на папір), який зберігає форматування документа. Використання формату PDF забезпечує незмінність вигляду документа під час перегляду файла в мережі або виведення на друк. Тобто дані файла не можуть бути випадково змінені. Аналогічним є і формат XPS (англ. XML Paper Specification).

V. Усвідомлення набутих знань та формування вмінь і навичок

·              Практичне завдання

Слайд 23.

Відкрити посилання текстових редакторів онлайн.

У кожному редакторі надрукувати кілька речень, спробувати редагувати та форматувати текст

За можливості вставити малюнок або діаграму.

·              Релаксація

Вправа для профілактики короткозорості та порушення зору

Уявна картина

Вправа для поліпшення «акомодації» - здатності чітко бачити предмети, що знаходяться на різній відстані від ока.

Ця вправа рекомендована для дітей шкільного віку, а також для дорослих. Вона не тільки покращує зір, тренує всі м'язи ока, а й сприяє розвитку фантазії та уяви, що особливо актуально, коли мова йде про учнів початкової школи.

Разом із дитиною на аркуші ватману намалюйте картину: піщаний берег, море, вдалині видніються скелі, на хвилях погойдується кораблик. Приділіть увагу і дрібним деталям: птахи в небі, камінчики на березі, баранці хвиль.

Коли заготовка буде готова, прикріпіть її на стіну і запропонуйте дитині вдивлятися в намальовану картину, роздивлятися промальовані дрібниці, а також додумувати щось своє. Пізніше, коли дитина навчиться уявляти морський берег без допоміжних матеріалів, картину можна прибрати. Час виконання вправи не має перевищувати п'яти-семи хвилин. Якщо дитина занудьгує раніше, заняття слід припинити.

VI. Підведення підсумків уроку

·              Бесіда за питаннями (Слайд 24)

1. Текстовий редактор - це…

2. Текстовий процесор - це…

3. Назвіть безкоштовні текстові процесори.

4. Які ви знаєте засоби створення документів?

5. Яка офісна техніка належить до засобів копіювання?

6. Назвіть технічні засоби обробки документів.

VIІ. Домашнє завдання

Слайд 25. Перейти за посиланням

https://office.live.com/start

•          Пройти авторизацію та відкрити Microsoft Word Online.

•          Створити повідомлення на тему «Правила введення тексту».

•          Редагувати та форматувати текст.

•          Повідомлення надіслати вчителеві на електронну адресу.