Матеріали теми

Системи управління електронними документами. Технічні засоби обробки документів та інформації

Мета: Допомогти учням засвоїти поняття «електронний документ», «електронна документація», «система електронної документації». Ознайомити з принципами та функціями системи електронної документації. Забезпечити якість вивчення нового матеріалу. Формувати вміння виділяти головне, актуалізувати, конспектувати, порівнювати, зіставляти. Забезпечити диференційований підхід. Встановити зв'язки між засвоєними та новими знаннями. Формувати групи компетентностей: соціально-трудову, інформаційну, загальнокультурну, соціально-трудову, уміння вчитися.

Тип уроку: засвоєння нових знань.

Обладнання та наочність: комп’ютери, підручники, презентація, проєктор.

Програмне забезпечення: браузер.

Хід уроку

І. Організаційний етап

·                        Привітання з класом

-  Доброго дня, діти.

·                        Повідомлення теми і мети уроку

-  Сьогодні на уроці ми з вами ознайомимося з системами управління електронними документами. Визначимо класифікації технічних засобів обробки документів та інформації.

ІІ. Мотивація навчальної діяльності

-  Не забувайте про правила поведінки на уроці. (Слайд2).

III. Вивчення нового матеріалу

Слайд 3. Системи електронного документообігу (СЕД) - програмні засоби для створення документів, їх обробки, передачі, зберігання, узгодження та інших операцій, що реалізуються з використанням інформаційно-телекомунікаційних мереж. У СЕД відслідковуються створення і внесення змін у документи, терміни їх виконання, маршрути руху документів, контролюються версії. Охоплюється весь цикл діловодства - від постановки завдання на створення документа до його збереження в архів. Забезпечується класифіковане централізоване зберігання документів, управління потоками їх переміщення, розмежування прав доступу користувачів до документів відповідно до виконуваних функцій в системі. При впровадженні СЕД враховуються організаційно-штатна структура підприємства, а також можливість її масштабування та інтеграції з іншими корпоративними системами.

Слайд 4. Під електронним документообігом розуміють – сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.

Слайд 5. Основні поняття електронного документообігу

Документообіг — рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення; комплекс робіт з документами: прийом, реєстрація, розсилка, контроль виконання, формування справ, зберігання і повторне використання документації, довідкова робота.

Електронний документообіг (ЕДО) — єдиний механізм по роботі з документами, представленими в електронному вигляді, з реалізацією концепції «безпаперового діловодства».

Електронний документ (ЕД) — документ, створений за допомогою засобів комп’ютерної обробки інформації, підписаний електронним цифровим підписом (ЕЦП) і збережений на машинному носієві у вигляді файлу відповідного формату.

Електронний цифровий підпис (ЕЦП) — аналог власноручного підпису, що є засобом захисту інформації, що забезпечує можливість контролю цілісності і підтвердження достовірності електронних документів.

Слайд 6. Основні принципи організації електронного документообігу

-           Одноразова реєстрація документа.

-           Можливість паралельного виконання різних операцій з метою скорочення часу руху документів і підвищення оперативності їх виконання.

-           Безперервність руху документа.

-           Ефективно організована система пошуку документа.

-           Єдина база документної інформації для централізованого зберігання документів і виключення можливості дублювання документів.

-           Розвинена система звітності, що дозволяє контролювати рух документа в процесі документообігу.

Слайд 7. Функції систем електронного документообігу

-           Підтримка життєвого циклу документів

-           Управління доступом

-           Централізоване управління документами

-           Забезпечення конфіденційності

-           Колективна робота над документами

-           Інтеграція з іншими системами

-           Маршрутизація документа

Слайд 8. Життєвий цикл документа (ЖЦ) – це існування документа від моменту його створення до моменту його знищення.

Життєвий цикл документа складається з двох основних стадій.

1. Стадія розробки документа, яка включає:

-  власне розробку самого документа;

-  оформлення документа (реєстрація);

-  затвердження документа.

Якщо документ перебуває в стадії розробки, він вважається неопублікованим, і права на документ визначаються правами доступу конкретного користувача.

2. Стадія опублікованого документа, яка включає:

-  активний доступ;

-  архівацію і розархівацію (короткострокове збереження, довгострокове збереження);

-  знищення документа.

Слайд 9. Незважаючи на різноманіття систем автоматизації документообігу і діловодства, існують загальні вимоги, яким повинні відповідати ці системи:

-           зручність і простота в адмініструванні та користуванні;

-  масштабовуваність - здатність підтримувати будь-яку кількість користувачів; можливість нарощувати свою потужність має визначатися тільки потужністю відповідного апаратного забезпечення;

-  розподіленість - підтримання роботи з документами в територіально розподілених організаціях та взаємодія з віддаленими користувачами;

-  модульність - система має складатися з окремих модулів, інтегрованих між собою, що дає можливість замовникові вибирати й упроваджувати компоненти згідно зі своїми потребами;

-  відкритість - наявність у системі відкритих інтерфейсів для можливої доробки та інтеграції з іншими системами;

-  універсальність - можливість використання на різних апаратних платформах у середовищі різного системного програмного забезпечення.

Слайд 10. Узагальнюючи викладене вище, визначимо переваги електронних документів, які полягають у можливості:

1) обслуговувати клієнта краще: ціль будь-якої організації обслуговувати краще своїх клієнтів. Впровадження систем дозволяє виконувати цю задачу більш ефективно. При роботі з ЕД час пошуку документа, а отже час реакції на запит набагато менший, ніж при роботі з паперовими документами. Отже, клієнт одержує відповідь, швидше, ніж раніше, і, природно, задоволений набагато більше.

2) управляти інформацією більш ефективно - керування життєво важливими документами, збереженими в електронному вигляді, радикально поліпшується. Ви можете:

·  одержувати доступ до документів швидше;

·  не губити документи;

·  перейти до засобів правильного зберігання документів;

·  збирати, опрацьовувати документи у більшій кількості, ніж раніше, і приймати рішення швидше і точніше;

3) захищати документи краще: Технологія дозволяє зберігати ключову інформацію на оптичних або магнітних носіях інформації. Це відразу дає значні переваги, а саме:

·  захист від втрати або ушкодження. Втрата всієї або частини інформації для підприємства може загрожувати значними наслідками, аж до банкрутства і повного припинення діяльності. З папером усе набагато складніше, ніж з електронними носіями інформації. Папір схильний до багатьох хвороб, а саме - старіння, небезпеки нагрівання і вогню.

·  захист від несанкціонованого доступу. Електронні носії дозволяють зберегти більше інформації в меншому обсязі. Отже менший обсяг дешевше захищати. Крім того, електронна інформація легше обробляється, процес криптозахисту інформації можна автоматизувати і виконувати швидше і дешевше;

4) збільшити продуктивність праці: праця будь-якого співробітника має дві основні складові, продуктивну і забезпечувальну. У залежності від категорії робітника і виду діяльності співвідношення цих видів діяльності різне, але при будь-якому розкладі частка забезпечувальної діяльності залишається чималою. Операції з паперовими й електронними документами відносяться до забезпечувальної діяльності і, отже, скорочуючи час на ці операції, ми скорочуємо частку цієї діяльності, звільняючи час для продуктивної праці.

5) зменшувати витрати:

·  на обробку паперу. З електронними документами немає потреби робити фотокопії документів для того, щоб вони стали доступні кільком співробітникам підприємства одночасно. Крім того, це зменшує необхідність наймати на роботу кур'єрів для збору і доставки документів, що забезпечують інфраструктуру передачі інформації між співробітниками.

·  на устаткування. Сканер, факс-плата, програмне забезпечення можуть коштувати менше, ніж високопродуктивне копіювальне і факс устаткування;

·  на підтримку процесу обробки. Збереження документів в електронному вигляді може знизити потребу в таких предметах, як скріпки, степлери, папки і шафи для паперів;

·  на збереження. Звільнення реальної, фізичної площі, необхідної для зберігання документів (забезпечення необхідних умов для зберігання паперових документів, створення копій документів тощо).

Слайд 11. Складовими частинами системи (підсистеми), що працює з документами, є:

·  системи керування документами;

·  системи автоматизації діловодства;

·  архіви документів;

·  системи створення документів і системи обробки документів;

·  системи керування вартістю збереження документів;

·  системи маршрутизації документів;

·  системи комплексної автоматизації бізнес-процесів;

·  системи підтримки прийняття рішень

Кожна підсистема має набір специфічних для неї функцій. При цьому окремі підсистеми тісно взаємодіють між собою. Поділ системи документообігу на підсистеми носить в деякій мірі «академічний» характер. У реальній практиці програмні продукти умовно можна віднести до тієї або іншої групи в нашій класифікації.

Система керування документами. Система керування документами - ядро системи роботи з документами. До її основних задач відносяться:

-  забезпечення реєстрації інформації, що надходить, (заповнення необхідних атрибутів документа);

-  організація збереження документів;

-  підтримка пристроїв збереження даних різних типів;

-  підтримка міграції документів між пристроями збереження в залежності від зміни активності обігу інформації;

-  автоматичні операції з документами (копіювання, відновлення, знищення);

-  організація індексування документів для подальшого їхнього швидкого пошуку;

-  аудит і забезпечення безпеки документів. Під цим розуміють контроль доступу до документа і протоколювання всіх подій, пов’язаних із документом.

Контроль доступу – це дозвіл або заборона виконання, у залежності від повноважень користувача, що ввійшов у систему, таких операцій як - перегляд документа, копіювання документа, знищення документа, редагування документа, керування доступом до документа.

Системи автоматизації діловодства. Функції автоматизації діловодства в тому або іншому виді представлені в будь-якій системі автоматизації документообігу. У функції систем автоматизації діловодства не входить збереження і переміщення документів в організації.

Архіви документів. - це те місце, де власне зберігається електронний документ. При цьому може зберігатися або вигляд документа, або його зміст, або і те й інше. Крім власне збереження документів, архів повинен забезпечувати навігацію по ієрархії документів і їхній пошук.

Системи створення документів і системи обробки документів. Однією із самостійних функцій систем документообігу є введення документів в архів. Під цим розуміється перехід від паперових документів до електронних. У найпростішому випадку ця процедура зводиться до простого сканування. Проте, як правило, простого зберігання образу документа недостатньо. Електронний образ документа повинен мати ідентифікаційні атрибути, що дозволять ідентифікувати його у системі діловодства і в архіві документів. Ці операції проводяться вручну.

Системи керування вартістю збереження документів. На сьогоднішній день застосовується два підходи до організації збереження електронних документів. Перший полягає в тому, що тіло документа зберігається у файловій системі, другий передбачає збереження документів у реляційній або спеціалізованій базі данних.

Системи маршрутизації і контролю виконання. Однією з основних складових систем документообігу є системи маршрутизації і контролю виконання. При побудові систем маршрутизації можуть застосовуватися два основних підходи.

Системи електронної пошти. Мінімальною достатньою системою, що забезпечує маршрутизацію документів є система електронної пошти, що здійснює паралельне розповсюдження документів (маршрутизація відрізняється від розповсюдження або розсилання тим, що маршрутизований документ повертається в початок маршруту, наприклад, до ініціатора, а документ, що розсилається, посилається до виконавця без контролю факту повернення). За допомогою додаткових елементів система електронної пошти може забезпечувати послідовну маршрутизацію документів.

Системи комплексної автоматизації бізнес-процесів. Розвитком систем маршрутизації документів є WorkFlow система або системи комплексної автоматизації бізнес-процесів. На відміну від систем маршрутизації документів, об'єктом маршрутизації в них є сукупність даних, використовуваних у деякому бізнес-процесі. Більшість спеціалістів в області сучасних інформаційних технологій розглядають технологію Workflow як найбільш перспективну технологію керування бізнес-процесами.

Слайд 12. Docs Fusion і Docs Open (розробник компанія Hummingbird). Це одна з найпопулярніших у світі систем, що відносяться до класу «електронних архівів». На вітчизняному просторі Docs Ореn представлена досить давно і вже застосовується в багатьох організаціях. Docs може ефективно застосовуватися і в організаціях із великою кількістю співробітників (тисячі осіб), і в невеликих фірмах, де працює п'ять-шість чоловік. Система в першу чергу позиціонується як така, що призначена для організацій, які займаються інтенсивним створенням документів та їх редагуванням (головні офіси компаній, консалтингові компанії, органи влади тощо).

Documentum - це система управління документами, знаннями та бізнес- процесами для великих підприємств і організацій. Система тільки починає впроваджуватися в нашій країні, але вже давно і міцно зайняла позиції одного з лідерів індустрії. Documentum – це більшою мірою платформа, готовий продукт, призначений для створення розподілених архівів, підтримки стандартів якості, управління проектами в розподілених проектних групах, організації корпоративного діловодства, динамічного керування вмістом корпоративних інтернет-порталів.

У продукті передбачено все, що потрібно для великої організації – це інтегрована система, що дозволяє комплексно вирішувати досить широкий спектр завдань. Вона володіє необхідною функціональністю для автоматизації ділових процесів, тобто забезпечує маршрутизацію, затвердження, розподіл, повідомлення і контроль виконання.

 Microsoft SharePoint Portal Server. Система є електронним архівом з розвиненими засобами підтримки спільної роботи. Це, мабуть, перший продукт компанії Microsoft, який може претендувати на роль корпоративного. Підтримує спільне створення документів, ведення версій документів, вилучення та повернення документів до архіву (check-out, check-in). У ньому немає Windows-клієнта як такого. Для доступу до архіву використовується Web-клієнт (сторонні розробники можуть дописувати для нього свої компоненти) і компонент, інтегрований у Windows Explorer, що дозволяє звертатися до архіву як до набору файлів.

Слайд 13. Технічні засоби електронного документообігу

-  Складання і виготовлення документів

-  Транспортування документів

-  Обробка документів

-  Копіювання документів

-  Оперативна поліграфія

-  Адміністративно-управлінський зв’язок

-  Системи управління електронними документами

Слайд 14. Складання і виготовлення документів.

Друкарські машинки впродовж тривалого періоду часу забезпечували високу продуктивність праці при мінімальних витратах, якісний друк, простоту управління, деяку кількість одночасно одержуваних копій, надійність роботи. Друкарські машинки були механічні, електричні та електронні.

Організаційні автомати – агрегований комплекс електромеханічних і електронних пристроїв, призначених для автоматизації процесу складання, редагування і виготовлення текстових і табличних документів.

Диктофонна техніка – проміжна ланка реєстрації інформації при створенні машинописних документів. Витрати праці на складання документа з проміжною диктовкою тексту на диктофон і подальшим друком з диктофона в 2-3 рази менші, ніж при рукописній підготовці і подальшому друці з чернетки.

Слайд 15. Обробка документів

Адресувальна машина широко використовується для друкування (частіше плоским, а іноді високим друком) у документах локальних фрагментів текстів, найчастіше стандартних: адреси клієнтів, заголовки рахунків, заяв, сповіщень, платіжних документів. Вона копіює на документи або на етикетки для подальшої наклейки фрагментів тексту, які зберігаються в пам’яті машини або у вигляді друкарських форм в картотеці шаблонів штемпелів.

Маркувальна машина замість марок на конвертах друкує поштові штампи з вказівкою дати поштового відправлення і суми оплати. При друкуванні на лічильнику машини накопичуються суми платежів, що підлягають виконанню. Такий поштовий штамп може містити коротке рекламне оголошення, найменування організації, її адресу, телефони.

Штемпелювальний пристрій (нумератор) слугує для друкування на документах коротких цифрових повідомлень: номерів, індексів, дати тощо.

Ламінатор – машина для захисту документів від вологи, пилу, мастил, недбалого зберігання шляхом нанесення на поверхню документа захисного покриття. Документ вставляється в машину і піддається термообробці, в результаті якої на нього з двох сторін наноситься або на поверхню приклеюється липка захисна прозора плівка.

Фальцювальна машина згинає папери за заданим форматом, акуратно складає їх і скріплює в брошури за допомогою металевих скріпок. Розміри берегів встановлюються оператором. Продуктивність такої машини до 20000 аркушів у годину.

Брошурувальна машина скріпляє двічі в накидку блоки формату А0, брошурує до 100 сторінок форматів А4 та А5. Її продуктивність до 1500 брошур у годину.

Машина для підборки аркушів (колатор) сортує віддруковані аркуші в блоки, може скріплювати підібрані блоки зліва вгорі і пробивати бічні отвори під швидкозшивач.

Машини для знищення секретних і конфіденційних документів шляхом найдрібнішого розрізання. Вони забезпечені автоматичним приводом і контейнерами для знищуваних документів і відходів у вигляді паперового пилу або брикетів. Види розрізання: офісне (подовжнє), промислове (перехресне), секретне (в паперовий пил), спеціальне (папір подрібнюють разом із металевим кріпленням, упаковують відходи у вологі паперові брикети).

Слайд 16. Копіювання документів. Операції копіювання документів вельми поширені в сучасному діловодстві. Дня отримання невеликої кількості копій (до 25 примірників) доцільно користуватися засобами копіювання документації (репрографії).

Електрографічне (електрофотографічне, ксерографічене) копіювання є в даний час найпоширенішим способом копіювання. Більше 70% світового парку копіювального устаткування складають електрографічні копіювальні апарати, за допомогою яких виготовляється понад 50% всіх копій, одержуваних у світі.

Термографічне копіювання – найбільш оперативний спосіб копіювання (десятки метрів у хвилину), за якого одержують копію на спеціальному (достатньо коштовному) термореактивному папері або на звичному папері, але через термокопіювальний папір. Недоліки термокопіювання: невисока якість, недовгий термін зберігання копій (темніють), коштовний папір.

Фотографічне копіювання – найдавніший засіб копіювання. Він забезпечує найвищу якість, але вимагає дорогих витратних матеріалів і тривалого процесу (експозиція, прояв, промивка, сушка) отримання копії.

Електронно-графічне копіювання засноване на оптичному прочитанні документів (фотодіоди перетворюють проєктоване на них зображення документа в електричні сигнали) і електроіскровій реєстрації інформації на спеціальний носій копії. Копії найчастіше одержують на електрофотоплівці і на термореактивному папері. Копії на електрофотоплівці слугують основою для подальшого тиражування документів засобами трафаретного друку.

Діазографічне світлокопіювання (діазографія, синькографія) застосовується переважно для копіювання креслярсько-технічної документації великого розміру. Оригінал повинен бути виконаний на світлопроникному папері, кальці. Процес полягає в експонуванні оригіналу контактним способом на світлочутливий діазопапір і вибілюванні паперу яскравим світлом в місцях, де немає зображення. Зображення виявляється в парах розчинника (аміаку) у витяжних шафах. Якість діазографічного світлокопіювання середня.

Слайд 17. Оперативна поліграфія. При великому тиражуванні документів (більше 25 примірників) застосовують засоби оперативної або малої поліграфії. Принципова відмінність засобів копіювання від засобів малої поліграфії полягає у тому, що при копіюванні копія знімається безпосередньо з документа-оригіналу, а при розмноженні – з проміжної друкарської форми, виготовленої з документа-оригіналу.

Гектографічний друк заснований на виготовленні друкарської форми з великим запасом фарби, яка поступово розчиняється спиртом (звідси поширена її назва – спиртний друк) і витрачається, переносячись на копії. Друкарська форма виготовляється на папері, обробленому крейдою, шляхом перенесення на нього за допомогою спеціального копіювального паперу дзеркального зображення документа. Гектографічний друк застосовується для дешевого швидкого тиражування матеріалів невисокої якості.

Офсетний друк заснований на тому, що олія та вода не змішуються. Друк виконується з плоскої поверхні (форми), обробленої так, щоби ділянки із зображенням, яке наноситься, утримували фарбу на олійній основі і відштовхували воду, а решта поверхні утримувала воду і відштовхувала фарбу. Друкарська форма виготовляється на металевій (фольга) або гідрофільній паперовій пластині шляхом друкування на друкарській машинці (принтері), електрографічним чи термографічним копіюванням документа, з обов’язковим використанням жирового фарбника.

Трафаретний друк. Друкарська форма – трафарет, виготовляється на аркуші воскового, желатинового чи колоїдного паперу або на плівці шляхом пробиття в ній мікроотворів на спеціальних друкарських машинках або методом електронно-графічного копіювання. Процес друку полягає в протисканні фарби через трафарет на машинах-ротаторах. Переваги: хороша якість друку, тиражування – 400-1500 відтиснень з однієї форми, простота виготовлення друкарських форм. Недоліки: неможливість редагування друкарських форм, необхідність декількох трафаретів при багатоколірному друці.

Електронно-трафаретний друк (різографія) – найефективніший і найперспективніший варіант оперативної поліграфії на різографах, який використовує останні досягнення цифрової електроніки й істотно поліпшує трафаретний друк. Різографи суміщають традиційний трафаретний друк з сучасними цифровими методами виготовлення і обробки електронних документів. Різограф підключається до комп’ютера, через який можна оперативно створювати, редагувати і розмножувати будь-які поліграфічні видання. Процес копіювання складається з двох етапів: підготовка робочої матриці (займає 15-20 секунд) та копіювання по матриці (за 10-20 хвилин можна одержати декілька тисяч якісних відтиснень).

Слайд 18. Системи управління електронними документами – це набір пристроїв і програм, що дозволяють ефективно організовувати зберігання, маніпулювання і пересилку тощо електронних документів.

Зберігання електронних документів здійснюється в зовнішній пам’яті ЕОМ. Сховищем спеціальним чином організованої інформації (у вигляді електронних документів) у зовнішній пам’яті ЕОМ є бази даних. Вони забезпечують ефективний пошук цієї інформації, швидку актуалізацію та конфіденційний доступ до неї.

Маніпулювання електронними документам – організація роботи з електронними документами, яка забезпечує:

-  обробку вхідної і вихідної інформації;

-  створення і редагування електронних документів;

-  збирання і аналіз даних (наприклад, звітності) з наочним представленням результатів у вигляді графіків, діаграм тощо;

-  зберігання електронних документів у базах даних зі зручним пошуком і доступом;

-  електронне розповсюдження (маршрутизацію і розсилку електронних документів електронною поштою і зв’язку факсом);

-  функції диспетчеризації проходження документів і електронного секретаря;

-  зручне форматування, роздрук електронних документів або їхнє тиражування;

-  контроль виконання документів тощо.

V. Усвідомлення набутих знань й формування вмінь та навичок

·     Практичне завдання

Слайд 21.

Здійснити пошукову діяльність на тему:

«ТОП-3 системи електронного документообігу».

-       Вказати переваги та недоліки системи

-       Вказати особливості системи

-       Результат оформити в колективну Google-презентацію

-       Надати доступ вчителеві

·     Релаксація

Вправа для профілактики короткозорості та порушення зору

Очима швидко обертаймо,

Та головою не хитаймо.

Ліворуч – раз, два, три, чотири.

Праворуч – стільки ж повторили.

По колу очі обертаймо,

І все навколо розглядаймо.

Раз коло, два і три, чотири.

Щільніше очі ми закрили.

На п’ять і шість їх потримали

По колу знов пообертали.

VII. Підведення підсумків уроку

·     Бесіда за питаннями (Слайд 22)

1. Система електронного документообігу - це…

2. Які основні переваги електронного документообігу?

3. Які функції електронного документообігу?

4. Електронний документообіг - це…

5. Назвіть основні принципи електронного документообігу?

6. Назвіть складові частини системи електронного документообігу.